Как привлечение специалистов помогает достичь успеха на выставке

Кто создает тот образ компании, который видит посетитель выставки? Почему одни стенды собирают возле сотни людей и притягивают внимание, а другие пребывают в гордом одиночестве? Сколько средств и времени нужно вложить в создание стенда, чтобы его заметили?

Такие вопросы волнуют руководство любой компании. Все хотят, чтобы участие в выставке принесло максимум дивидендов - в виде контактов и контрактов, привлечения дилеров и новых партнеров, наконец, в форме повышения лояльности потребителей.

Но не все знают, как это сделать!

Образ компании на выставке формирует масса людей: дизайнеры, которые разрабатывают стенд, специалисты, которые его создают, менеджеры, выступающие в роли стендистов и консультантов. Но главное — это разработка концепции. Необходим человек, который будет отвечать за стратегию, и определять все ключевые вопросы.

Компании, которые действуют самостоятельно, часто совершают ошибку

Вот основные причины, по которым это происходит:

1 — В компании есть примерное видение, как организовать участие в выставке, но нет четкого мнения, что нужно делать. Или, что еще хуже, мнения руководителей расходятся, и каждый пытается доказать свое;

2 — В компании может не оказаться специалистов, «заточенных» именно под выставочные мероприятия. А это — специфический маркетинговый инструмент;

3 — При создании стендов и подготовке персонала упускается много важных деталей;

4 — Масса вопросов - от заказа выставочной площади до подготовки рекламных материалов - делается несвоевременно;

Если компания хочет лишь обозначить свое присутствие, создать скромный стенд и делегировать на выставку нескольких менеджеров - можно действовать своими силами. Если же стоят более глобальные задачи, этого недостаточно.

Наиболее правильное и стратегическое решение - привлечение экспертов

Профессионалы со стороны, выполняющие работу на аутсорсинге, знают все выставочные нюансы. Они:

  • разрабатывают общую стратегию и пишут поэтапный план
  • обеспечивают комплексный подход
  • готовят персонал
  • привлекают нужных специалистов
  • контролируют все этапы подготовки

В роли экспертов могут выступать как специализированные компании, так и отдельные специалисты. Главное — чтобы они обладали высшей квалификацией для решения задач.

Каждой компании - индивидуальная концепция

Именно с разработки этой концепции и начинается работа эксперта-профессионала.

Эксперт берет на себя всю ответственность за проект и начинает осуществлять пошаговый план действий:

  • бронирование выставочной площади
  • нахождение оптимального места для размещения выставочного стенда компании
  • организация команды, в которую входят как представители руководства, так и отдельные специалисты компании
  • устранение разногласий
  • обозначение этапов подготовки к выставке и назначение ответственных за каждый этап

Главная и первостепенная задача эксперта - определить цель и задачи на предстоящую выставку. Для этого задействуются, прежде всего, интеллектуальные ресурсы. Отличное решение грамотного эксперта - организация мозгового штурма, во время которого он выслушивает наиболее интересные идеи и мысли. Особенно ценным может оказаться нестандартный подход. Затем эксперт собирает воедино мнения и идеи, и выстраивает органичную и правильную концепцию. На основе ее и создается план работы.

Основные задачи эксперта

  • Найти в компании наиболее активных и компетентных сотрудников, и сформировать команду
  • Собрать информацию не только о сильных, но и слабых сторонах компании
  • Выделить те позиции в ассортименте, на которых можно сделать упор, и с помощью которых можно совершить прорыв на выставке
  • Разработать текст для информационного выставочного каталога — с расстановкой основных акцентов
  • Организовать создание стенда компании. Для этого, если необходимо (и не хватает ресурсов компании), привлечь со стороны профессиональных дизайнеров, специалистов по свету и звуковому оборудованию
  • Если концепция подразумевает создание шоу, привлечь актеров, музыкантов, ведущего
  • Найти среди сотрудников тех, кто будет выполнять функции консультантов, стендистов, супервайзеров. При необходимости, привлечь нужных профессионалов со стороны
  • Организовать обучающие тренинги, повышающие коммуникационные навыки

Основные маркетинговые и имиджевые мероприятия, которые должен организовать и контролировать эксперт

1 — Промоушн (организацию раздачи листовок и приглашений)

2 — Сэмплинг и дегустация (раздачу образцов продукции компании)

3 — Спецпредложения и прямые продажи на выставке (когда при покупке нескольких товаров третий дается бесплатно)

Все описанные мероприятия относятся к задачам по стимулированию сбыта, так называемому Sales promotion, и повышению лояльности потребителей, проводятся с целью привлечения дилеров и других заинтересованных лиц.

4 - Обеспечение имиджа: приглашение VIP-гостей, среди которых должны быть партнеры, акционеры, дилеры, инвесторы. Организация рассылки приглашений и контроль за ее выполнением

5 — Консалтинг (обучение и инструктаж)

6 — Разработка акций

7 — Определение стандартов сбора информации и подготовка необходимых материалов (анкеты, опросные листы), которые должны лечь в основу базы данных

8 — Информационная поддержка участия компании в выставочном мероприятие и PR-мероприятия. Задействование каналов распространения информации (пресса, радио, создание плакатов)

9 — Совместные действия с организаторами

Что должен контролировать эксперт

  • Разработку и печать всей полиграфической продукции
  • Поведение сотрудников компании и привлеченных специалистов непосредственно на выставке
  • Проведение всех запланированных мероприятий
  • Организацию эффективной работы вышеуказанных лиц; при необходимости, эксперт должен вносить коррективы и оперативно реагировать на изменение ситуации

Отчетность эксперта

После завершения выставки эксперт обязан предоставить руководству компании профессионально сформулированный отчет, он должен включать

А) Список всех осуществленных действий

Б) Оценку эффективности проделанной работы

В) Базу данных по установленным контактам и потенциальным клиентам

В ряде случаев, работа эксперта не прекращается с окончанием выставки, и включает дальнейшую работу по налаживанию связей с заинтересованными лицами и компаниями: организацию встреч, проведение семинаров и деловых ужинов, и т.д.